POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DU CENTRE CARDIOVASCULAIRE DE LA MAURICIE

À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aux patient(e)s du Centre Cardiovasculaire de la Mauricie,

Nous tenons à vous assurer que nous reconnaissons avoir la responsabilité de protéger toutes informations personnelles et privées de nos patients, nos partenaires ainsi que nos employés.  Nous avons donc pris les mesures nécessaires afin de rencontrer nos obligations conformément à la Loi 25, concernant la modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous croyez être victime d’un bris de confidentialité, veuillez aviser dans les plus brefs délais notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Patricia Chaîné, aux coordonnées mentionnées ci-bas.  Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toutes situations fautives.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le Centre Cardiovasculaire de la Mauricie (CCVM) recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « le CCVM » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple, en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels

 Patricia Chaîné

Gestionnaire du Centre Cardiovasculaire de la Mauricie et
Responsable de la protection des renseignements personnels

6500 Gene-H. Kruger, Trois-Rivières, QC, G9A 4P3

Téléphone : 819-375-4313 (poste 5505)

Courriel :  pchaine@ccvm.ca

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Au sein de notre clinique médicale, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Tous les membres du CCVM ont la responsabilité de préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.  Plusieurs mesures ont été mises en place, dont celles-ci,

  • Confidentialité des mots de passe;

  • Verrouillage du système informatique en cas d’absence dans le bureau;

  • Double vérification avant l’expédition des documents;

  • Déchiquetage sécurisé des documents nominatifs par une compagnie spécialisée en la matière;

  • Emplacement du télécopieur dans un endroit sécuritaire;

  • Retrait sans délai des autorisations d’accès aux membres qui quittent l’organisation.

Les professionnels de la santé et le personnel administratif sont responsables de la collecte, de la gestion et de la divulgation des informations sensibles dans le cadre du traitement médical. Ils protègent les renseignements personnels sensibles en utilisant des formulaires d'information sécurisés, en veillant à ne pas discuter des informations confidentielles en public et en se conformant aux lois sur la protection des données.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes : lecture de la politique de protection des renseignements personnels lors de l’embauche et formations continues durant l’année.

Le personnel administratif et les professionnels de la santé sont tenus d’assurer l’exactitude, l’intégrité et la sécurité de vos renseignements personnels et de signer une clause de confidentialité. En plus des politiques et des procédures mises en place pour protéger vos renseignements personnels.

Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité »

(i)                   L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;

(ii)                 L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;

(iii)                La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;

(iv)                La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

 Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont obtenus directement de la personne concernée, de ses représentants autorisés ou d’autres organisations de soins de santé, de services chargés de la délivrance des permis d’exercice, d’organismes de réglementation ou de vérification des titres de compétences.  Le CCVM utilise uniquement des méthodes équitables et légales pour recueillir les renseignements personnels. Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement aux fins mentionnées dans la dite politique.

 

Quels sont les renseignements personnels que nous collectons ?

Les renseignements peuvent comprendre votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre numéro d’assurance-maladie, la pharmacie avec laquelle vous faites affaire, le nom de votre médecin de famille, des renseignements sur votre santé (par exemple, un diagnostic ou un traitement que vous avez reçu). 

 

Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement ou comme la loi l'autorise.   Le CCVM utilise et divulgue vos renseignements aux fins définies dans la présente politique de protection de la vie privée.  Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnable selon les circonstances.  Nous pouvons aussi obtenir des renseignements personnels sur votre dossier de la part de la RAMQ, et auprès des établissements de santé du réseau.

Nous pourrions faire part de vos renseignements personnels à des fournisseurs de services dans le cadre de l’administration de services de santé à votre intention. Notamment, pour vous référer à un spécialiste ou à un autre professionnel de la santé ou pour effectuer des tests ou des analyses de laboratoire.

Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?

Ces renseignements sont recueillis pour plusieurs raisons :

  • Pour correspondre avec les patients;

  • Afin de vous rendre des services de santé;

  • Pour prendre les rendez-vous;

  • Pour repérer le dossier associé au patient;

  • Pour des fins administratives et comptables;

 

Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?

On ne peut exiger des individus qu'ils consentent à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir le produit ou le service. Ils doivent avoir le choix de consentir ou de ne pas consentir.

Cependant, si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services médicaux dont vous auriez besoin.

Pour les employés, nous ne pourrons vous embaucher en l’absence de consentement.

 

Personnes ayant accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements:

  1. Le personnel de notre entreprise ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels des clients;

  2. Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de service et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels des clients;

  3. Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans, si cette situation vous implique;

  4. La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.

En plus des personnes ci-haut nommées, une entité impliquée dans des activités de recherche, d’étude, de production de statistiques ou d’une transaction commerciale du cabinet pourrait accéder à certaines données dépersonnalisées (ne permettant pas de vous identifier directement) afin de pouvoir réaliser son travail. Il faut aussi noter que la communication de renseignements personnels dans le cadre d’une transaction commerciale fait également exception à l’exigence du consentement. En effet, une entreprise peut communiquer un renseignement personnel qui est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction.

 Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ?

Vos renseignements personnels peuvent être partagés de façon confidentielle, par téléphone, courriel sécurisé, télécopieur ou via le dossier médical électronique.

Pour nos employés, selon les moyens que prévoient les règles des instances gouvernementales.

 

Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

Nous conservons tous les éléments requis au dossier médical électronique et tous les autres renseignements personnels, selon la durée indiquée aux lois et aux règlements en vigueur.

Tous les renseignements personnels sur la santé collectés au CCVM seront conservés pendant au moins cinq ans, comme l’exige le Collège des médecins du Québec.  De plus, les renseignements personnels de votre dossier sont normalement conservés tant que durera la relation médecin-patient, selon les règles édictées par la Loi et par le Collège des Médecins du Québec.

Pour les employés, les renseignements seront conservés tant que durera le lien d’emploi et selon les lois et règlements en vigueur pour la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.

 

Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut).

 

Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?

Tous les renseignements personnels sur la santé que nous recueillons au CCVM sont stockés dans le dossier médical électronique (DME) de notre fournisseur (OFYS), lequel est approuvé par le ministère de la santé et des services sociaux.   Notre accord avec notre fournisseur de DME garantie que tous les renseignements personnels sur la santé restent au Canada et que le fournisseur respecte toutes les lois pertinentes sur la protection de la vie privée et adhère à certaines normes de protection des données.

Pour les employés, tous les renseignements personnels sont placés dans un tiroir barré dans le bureau de la gestionnaire qui lui aussi est barré quand elle est absente.

 

Quels produits technologiques utilisons-nous

  • OFYS - Dossier Médical Électronique

  • Courriels (outlook)

  • DSQ – Dossier Santé Québec

  • CardioSoft (logiciel pour les ECG)

  • Q-Stress (logiciel pour les épreuves d’effort)

  •  Mortara (logiciel pour les holters)

Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

Signalement obligatoire des incidents relatifs à la confidentialité

Si le CCVM a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient, il doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le CCVM avisera avec diligence la commission d’accès à l’information (CAI), ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident.

Dans un tel cas, le CCVM s’engage à prendre en charge cet incident de confidentialité selon les normes établies par la CAI (Incidents de… | Commission d’accès à l’information du Québec).

Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions ?

En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

 

Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;

2° nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

 

Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.

 

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

  • Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

  • Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.

  • Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus

  • Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.

  • Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : www.cai.gouv.qc.ca  pour les citoyens / Commission d'accès à l'information du Québec.

  • Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

 

Comment utilisons-nous les témoins de navigation?  

Il est possible que le CCVM utilise des «cookies» ou «témoins» pour mesurer l'achalandage de notre site et pour personnaliser votre utilisation future. Cette technologie inoffensive est largement répandue sur Internet. Elle ne peut en aucun cas permettre de vous identifier. Il vous est possible en tout temps de refuser les témoins en modifiant tout simplement la configuration de votre ordinateur. Si vous refusez les témoins, vous aurez quand même accès au site, mais il est possible que votre navigation en soit affectée et que vous ne puissiez profiter de certains services si une inscription est requise.

 

Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

 

Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Nous n’avons pas recours à une technologie qui utilise des renseignements personnels pour analyser le comportement de nos clients.

 

Destruction des renseignements personnels

 Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.

Le CCVM fait affaire avec une compagnie spécialisée dans le déchiquetage de documents pour la destruction de ceux-ci.


 Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

La Politique peut être révisée et modifiée sans préavis, afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.  La mise à jour sera publiée sur notre site internet.